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【导语】公文写作是军转干部必须要掌握的一门技术，《公文的格式》写作的规范，也是江苏省及其他省份军转干考试公文写作的常备考点之一，中公教育军转干考试网整理，供2014年转业的军转干部参考。

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一、公文格式规范化的含义及作用

公文的格式,指公文的数据构成与对各数据项目的编制。公文格式具有相对稳定性和规范性的特点。公文格式规范化,就是将公文按照一定的目的、用途、要求以及规定的文字表述方法统一设计文件,使公文实现标准化,公文格式化的作用体现在以下两个方面：一是有利于信息传递和文件管理；二是有利于提高机关工作效率和质量,要提高机关工作效率和工作质量,就要搞办公自动化，采用现代化计算机技术和自动化办公设备，摘办公自动化，首要解决的问题是要有相应的标准，只有标准化，才能加速信息交流，实现信息资源共享，提高工作效率，从而提高经济效益和社会效益。

所有公文必须具备指定的基本数据项目：发文机关、标题、正文、印章或签署、成文日期。除此,还具有可供选择使用的数据项目,选择项目可根据需要决定取舍;第二,对公文各数据项目的编排必须遵循国家的有关规定;第三,在确保公文结构完整的同时,相同文种的公文,其数据构成应保持大体一致。

(1)文头。在印刷本上,文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1/3,以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色,但也可根据需要用其他颜色)印制,居中排一行。联合行文的公文,一个作者占一行,主办单位排列在前。

(2)发文机关。用于表明公文的责任者,展示公文的法定科学性。标识发文机关有两种形式:一是由发文机关的全称规范化简称加“文件”二字构成。这种形式又称版头、文头,采用大号黑变体字或初号宋体字在公文首页上端套红标识。一是于公文落款处标明发文机关的全称或规范化简称,以领导人名义制发的公文, 须标明领导人职务。这种形式又称署名。

几个机关联合行文时,应将主办机关排列在前。

(3)标题。指标明某一公文主要内容的概括性名称。一般由发文机关名称、事由与文种三部分构成。标题用于揭示公文主要内容与行文目的,便于对公文的阅读与处理。因此,要求准确、简明。标题中除法规、规章的名称加注书名号外,一般不用标点符号。引用被转发公文的标题时,如果该公文不是法规、规章,也不应加书名号。公文标题的位置在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行届中排布，要做到词义完整,排列对称,间距恰当。

(4)正文，用于阐述公文内容,表达发文意图,使受文者对公文所表达的信息获得具体、明确认识。正文,是公文的主体部分,一般要求“一文一事”,一般在主送机关以下,成文日期之上。正文常用3号仿宋体印制。

(5)印章或签署。印章,指作为机关权力象征的图章。签署,指签发公文的领导人在公文正本的落款处签注姓名(或代以签名章)。在公文上盖印或签署, 用以证实公文,除会议纪要外,均需加盖印章。联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关均应加盖印章。盖印,应端正、清晰,做到上不压正文,下要骑年盖月。签署位于正本的末页,先排出机关名称、签署者职务,后空两格后请领导者签注姓名。

(6)成文日期。指形顺利文的确切日期。用于表明公文开始发挥效用的时间。确定成文日期以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。标注成文日期要求用汉字写全具体的年、月、日。

二、公文制发者根据文种、行文目的、阅读对象以及版面编排的需要而特别填制的项目

(1)发文字号。由机关代字、发文年号、发文顺序号组成。成文年号位于中间,以六角括号括入。发文字号,又称发文编号,用于为检索和引用公文提供指性代号。如国务院2005年第一件发文即标作:“国发〔2005〕1号”。联合行文时,只标注主办单位的发文字号。在印制本上,发文字号位于公文首页文头以下,居中;如有签发人时,应居左,两者排一行 。常采用3号或4号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条细实线。

(2)签发人。指示发文字号右侧标注签发公文的领导人姓名,用于上行文。其作用在于表明机关发文的具体责任者,督导各级领导者认真履行职责,提高公文质量,并为直接联系与查询有关事宜提供方便。常用与发文字号相同的字体字号印制。

(3)主送机关。即收受公文并对公文负主办或答复责任的机关全称、规范化简称或统称。于标题之下靠左顶格标注,结尾用冒号。其作用在于表明公文的空间效力范围,明确对公文负法定办理或答复责任的机关。如主送机关不是一个时,应按其性质、级别的轻重高低以及有关规定或惯例依次排列,同性质或同级的机关名称之间用顿号,不同性质或不同级别的机关之间用逗号。常用3号或4号仿宋体字印刷。

(4)附件。指在正文左下方作出的附件标注,用以注明附件的序号、标题,适用于具有附件的公文。在正文下空1行左空2个字的位置标出“附：”字样,再分别标出附件序号(只有一件时不标)、标题、份数,每件一行,字体字号与正文相同。

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