(5)附注。指对公文中某些内容或有关事项的注解与说明,其作用在于简化公文正义,便于阅读与理解。标注于主题词上方。

(6)主题词。是用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组,用于为按主题检索公文提供检索标识,为以现代信息处理手段处理和管理公文奠定基础。上报的公文,应当按照上级机关的要求标注主题词。主题词的个数一般不受限制,但不宜多(最多不超过五个),其前后排列顺序也不受限制。位于公文末页附注之下,排一行,顶格标注“主题词”字样,空一格填主题词,词间空一格,不加标点。常与正文字号相同,但用黑体字印刷。

(7)抄送机关。指收受公文需了解公文内容而不需承担主办或答复责任的机关全称、规范化简称或统称,标注抄送机关的目的在于明确公文的发送范围,使有关机关了解公文的内容,以便在必要时给予配合。

位于主题词以下,所占区域用两条与图文区宽度相等长度的平行细线作为界线,形成“抄送栏”。左空1个字的位置,标出“抄送:”字样,如有抄报,则先标出“抄报:”,在下一行的同等位置再标“抄送:”。然后,按机关性质、级别和有关规定或惯例依次排列抄报或抄送机关名称,中间用顿号或逗号隔开。如果抄送机关一行写不下,另起一行时应与第一行的抄送机关平行，抄送机关用与正文相同的字体字号的文字印刷。

(8)印发说明。又称版记,用于标识公文印发部门名称,印发日期与印发数量等。其目的在于明确公文印制质量、时间的责任归属并便于受文者与公文印发部门直接联系。

位于抄送栏以下公文末页最下端,在图文区与下自边(地脚)交界处划一条与抄送栏细实线等长并平行的细实线,形成“印发说明栏”。在栏中左边标注承印这份公文的部门,一般是“……(印发机关名称)办公厅(室)”,右边标注“某年某月某日印发”,用与正文相同的字体字号的文字印刷,印发日期一般写送往印刷厂(文印室)的日期。在印发说明栏底线下的右侧,用小于正文字号的5号或小5号仿宋体印上“共印XX份”。

(9)份号。指对依据同一文稿印制的若干份分文顺次编制的顺序代码。适用于机密、绝密公文。 (10)保密等级。即表明公文保密等级的标号。于公文上方分别用汉字标明“绝密”、“机密”、“秘密”,必要时还应注明保密期限(如“机密食5年”)。公文如需标识密级,顶格标识在版心(文头)左上角(《公文格式》规定标识在右上角,而右上角要用于盖收文章和立卷时写页码号,因此下行文、平行文此处不宜再标识密级等)份号之下一行位置,两字之间空1字。用于表明公文内容涉及国家秘密的程度与区别于平件的处理要求,以确保秘密公文的安全。

(11)紧急程度。即表明对公文送达和办理时限要求的标识符号。适用于“特急”、“急”公文。在印制本上,紧急程度位于保密等级的下一行,字体字号与保密等级相同。

(12)注释。指对标题的注解或说明,用于注明法规、规章或其他经会议讨论通过公文产生的法定程序与时间。一般用圆括号标注于标题上方。常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。

三、数据项目的编制

公文用纸幅面尺寸与区域划分。公文用纸幅面尺寸一般采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米),左侧装订,张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。公文用纸划分为图文区与白边区。

文字符号的书写与排版。公文的文字符号从左至右横写横排。少数民族文字按其习惯、排版。在民族自治地方,可并用汉字和通用的少数民族文字。

主要数据编排的次序为:发文机关、份号、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明(标记)、署名、印章(签署)、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间。

 

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