(十五)“附注”常见错误。附注一般是对公文的发文范围，联系方式，使用时需注意的事项加以说明，如上行文的“联系人”、“联系电话”，下行文的“此件发至县级”，“此件公开发表”等等。常见错误，一是标注位置不正确。常见错误是没有按规定在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。二是上行文没有附注。按规定，请示、报告、意见、函等上行文应附注“联系人”、“联系电话”，常见到有些单位给省体育局的上行文(特别是请示件)没有附注联系人，这是不正确的，也不便于及时沟通相关事项。三是附注应用范围不清楚。附注不是对公文内容作出解释或注释，不能把公文中需要解释的事项用附注来表示。

(十六)“附件”常见错误。公文附件是正文，这一点很多同志认识不到，往往不够重视，如果应有附件而没有附件或使用不当，就会影响工作。常见错误：一是应有未有。以下五种情况应当有附件：正件是贯彻落实局领导批示精神的，要附上领导批示签的复印件(必要时附原件);正件内容涉及到有关政策或需提供局领导参照的，要附上附件(会签件要附上会签意见件)，以便局领导做出决策;正件是邀请局领导出席会议或活动的，应当附上日程安排，需领导讲话的还要附上代拟稿;正件是需要以省体育局名义给省政府或国家体育总局行文的，要附上代拟稿;当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是“附件”与正件混淆。比如，印发或转发讲话、规章和文件时，将讲话、规章和文件视为附件处理，是错误的(根据规定，印发(转发)讲话、规章和文件时，如已在标题中明确印发(转发)内容的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正件;而文件标题未明确转(印)发内容，且需对正件作补充说明的其他材料，应以附件形式处理)。三是标注位置和字体不正确。标准规定，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件” 字样，有序号时标识序号,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字体用3号黑体，后不加“：”。附件标题居中编排在版心第三行(也就是说“附件”与“标题”之间要空一行)。特别是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版记”之后。

(十七)“抄送机关”常见错误。抄送机关是指主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。常见错误：一是没有使用全称或者规范化简称、统称。二是标点符号用错，没有按照“同一性质、层级的抄送机关用顿号隔开，不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号”的规定使用标点符号，特别是在“最后一个抄送机关后标句号”方面常出错。三是字体字号用错。一般用4号仿宋体字，左右各空一行编排。注意：不是3号仿宋体字，不是顶格也不是空两字，这方面特别容易用错。四是使用“抄报”等字样，公文处理办法中没有“抄报”、“报送”，无论是上级机关还是下级、平级机关应当一律使用“抄送”。

(十八)“印发机关”和“印发日期”常见问题。一是字体问题。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，常见错误是用成3号字体。二是编排位置问题。印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，“印发机关”左空一字，“印发机关”右空一字。三是“(×年×月×日印)”与“(×年×月×日印发)”问题。省政府办公厅的做法一直是使用“(×年×月×日印)”，主要考虑上行文用“印发”不合适，为体现一致性，省体育局原来也要求使用“(×年×月×日印)”。这次新的要求是使用“(×年×月×日印发)”。四是印制份数问题。新的格式对此未做明确规定。

(十九)制作复合体公文常见错误。印发、转发公文也称复合体公文。拟制此类公文常不些地方不清楚，要注意：一是“印发”、“转发”、“批转”不要混淆。特别是一些单位经常把“转发”与“印发”用错。“印发”的原文制作和来文渠道是本机关;“转发”的原文制作和来文渠道是上级机关、不相隶属机关和下级有自主行文权的机关;“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。二是不要将印转文件当附件处置。在格式上表现为以“附件”的方式标识附件名称，将被印转的文件置于版记之后。制作此类公文的原则是：印发或转发讲话、规章和文件，如已在文件标题中明确的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正文，如“关于印发某某同志在全省体育工作会议上讲话的通知”、 “关于转发《党政机关公文格式》的通知”，某某同志的讲话、《党政机关公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出现，这时处于复合体公文前面的“通知”作用和地位类似于“按语”或“编者按”。三是结构上不要出现双重格式。不要出现被印转文件和与其前面的“通知”或其他文种本身出现两套格式，各有各的成文日期，各有各的印章，各有各的版头、版记等。此时要进行必要的技术处理，具体办法是：去掉被转发文件的版头、版记，将其发文字号移至被转发文件标题的右下侧;去掉被转发文件的主送机关;将被转发文件的发文机关移到其标题之下(或以括号标注)，若其已在复合公文标题或“转发语”里出现，则可省略;去掉被转发文件的印章;去掉被转发文件的成文日期或移至其标题之下(或以括号标注)。四是转发类公文标题冗长、成分多余问题。实际工作中，经常遇到逐级层层转发公文的情况，如果按照标题制作的一般原则拟题，标题构成一般是：发文机关+“关于转发”+被转发文件的发文机关+被转发文件名称(或其主要内容)+文种，但这样往往造成两种情况，一个是标题冗长繁琐，二个是成分多余，一个标题中多次出现“关于”“转发”、“通知”，就会出现类似“某某中心(市体育局)关于转发《河北省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》的通知” 这类的标题。拟制此类标题时一定要掌握一个原则，即无论层次多么繁杂，无论转发多少通知，标题中只能出现1次“关于”，最多只能出现两个“通知”。解决办法主要有四：①直接转发第一个发文机关的通知(省略法)。如标题“某某市体育局转发《省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》”，可以将其改写为“某某市体育局转发国家体育总局关于某某问题的通知”(注：凡是批转、转发、印发的公文，如果被转发、批转或印发的文件标题中有“关于”二字，那么标题中的第一个“关于”，即本级机关后的“关于”应该删掉，标题中只保留被转发、批转或印发文件的“关于”，同时转发标题的文种“通知”也要省略);②抽取被转发文件的核心自拟标题(概括法)。如“某某市体育局转发河北省体育局转发国家体育总局关于进一步做好群众体育工作的通知”，可改写为“某某市体育局关于转发进一步做好群众体育工作的通知”。③在标题中只出现上一级机关转发通知的文号(替代法)。如“某某省委关于贯彻落实中发〔1989〕12号文件精神的通知”、“某某市人民政府办公室关于贯彻省发〔2005〕23号文件精神进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知”(采用替代法时，最好不要只写文号，要尽量在标题中标明事由主旨，让人一目了然，也便于查询)。④直接转发原文件(直转法)。转发的是法规、规章如层次太多可直接转发，如标题“某某市体育局转发省体育局关于转发《全民健身条例》的通知”，可以将其改写为“某某市体育局关于转发《全民健身条例》的通知”。

以上，结合工作实践，就《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》进行了简要梳理和解读，就实际操作中易忽略或常见问题进行了剖析，与大家交流，以期对规范省体育局系统公文拟制工作能有所帮助。不妥、不对之处，谨请谅解并欢迎指正。

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