(十二)语言表述不够规范。我们工作中遇到的主要问题有三方面：一是请示事项表述不清楚。如某中心向局里写了一个购买设备的请示，文中提到，因某某原因，需要购买价值为多少的设备，最后是妥否请批示。从公文中看不明白，你是购买设备这个事是需局里批准，还是向局里申请购买设备的费用。后经了解，是申请经费。既是申请经费，请示内容就要明确落到申请经费上。二是语言不简洁精炼。公文应当观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲(不拐弯抹角)。我们遇到比较多的问题是总怕说不清楚，长篇大论，过多地论述目的、意义等，公文应该简短，把事说清楚即可。三是字词不规范。公文有一套自己的规范常用语言(开端用语、承启用语、表态用语、征询用语、结尾用语等)，我们要尽可能地使用公文语言。如：开端用语：据、依据、按照、根据、鉴于、由于、随着等;期请用语：敬请、恳请、报请、望、希望、盼等;综合用语：为此、据此、值此、综上所述、总之等;结尾用语：以上请示当否，请批复;妥否，请批示;上述意见如果可行，请批准;以上报告如有不当，请指示;特此函告;特此布告等。

(十三)“附件说明”常见错误。附件是正文的一部分，这一点容易忽视，因此公文如有附件，应当在正文后、成文时间前的位置上标注“附件说明”(不能标注到成文日期之后)。一是标注位置和字体易出错。国家标准规定：公文如有附件，在正文下空1行(常见错误是在正文下空两行或多行处标注)左空2字用3号仿宋体字标识“附件：”(常见错误是标识为“附：”或“附表：”)，后标附件名称。二是标点符号易出错。附件名称后不加标点符号(常见错误是名称后加标点符号)。三是多个附件时标注易出错。序号使用阿拉伯数码(常见错误是标识附件序号时未按规定使用阿拉伯数码，第一个附件没有紧随“附件”依次排列而是另起一行);多个附件或附件标题有折行时(常见错误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序号”对齐)正确标识方法是：

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXX

(十四)落款(发文机关署名、成文日期)和印章使用要注意。前面已说到，这次新标准将党委系统和政府系统做法进行了统一。这里有五个注意事项：一是发文机关署名。今后所有公文都必须加上发文机关署名，这是一个新的变化和要求，必须引起注意。二是成文日期。今后所有公文的成文日期由汉字标注改为用阿拉伯数字标注，这也是一个新的变化和要求，必须引起注意。成文日期，注意不能按拟稿日期标注，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准;领导签发的，以签发日期为准;联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准;法规性文件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期;特殊情况署印发日期，如电报。三是编排位置。分两种情况：加盖印章的公文，标准规定，单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(注：联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章)。不加盖印章的公文，一般情况下，电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章(实际中我们几乎用不到，了解一下即可)。单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。四是联合行文印章。为防止出现空白印章，一般将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。五是“此页无正文”的错误。机关署名、成文日期和加盖印章与正文必须同处一面，当公文排版后所剩空白处不能容下时，应采取调整行距、字距、删除空行或增加、减少公文内容的方法，务必使机关署名、成文日期、印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。