三、发、收文管理活动的方法要点

(1)签收。是指经履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后,分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站,或者通过自备的通信设备收取公文。

(2)登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。

登记时应注意:收文与发文,平件、密件与急件一般应分别进行;分清轻重缓急,急件随到随登,平件分批登,但也应当日到当日登;登记序号应不留空号,不出重号;字迹工整,不滥用简称;所有登录项目都应完整准确;对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

(3)启封。启封应由专人负责;标明亲收的亲启件,由领导人亲启;启封后应检查公文的完整情况。

(4)分办。即为公文确定运转方向。这是一项事关公文能否准确、迅速得到办理的决定性工作。依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围,及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。分办应有专门登记,有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上,使其随文运转。

(5)公文摘编。在重要公文投人办理之前对其所作的加工。包括编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料等,为办理公文提供方便,节省办文时间。

(6)组织传阅。在组织传阅时应注意:

第一,选择合理的传阅路线形式。第二,正确排序,随情况变化做适当调整。第三,适当分流,如复制若干副本。第四,积极利用并发展多种传阅形式,可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。第五,建立传阅登记手续。第六,及时检查阅读情况,有效落实有关领导者阅后的批示。

(7)催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。催办工作的一般过程为:明确对象与对承办工作的要求(时限、方式、原则等);将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案,作为催办依据;定期或随时向承办部门或人员催询,检查承办工作进展情况;及时协助制订和实施解决问题的方法、措施,保证公文迅速有效地运转;验收办毕公文,综合反映承办工作实际情况与结果,注销已办结公文。

(8)查办。公文查办是指核查重要公文执行情况,督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神,解决有关问题的活动。

公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动,但两者的区别也是比较明显的:催办是对承办公文过程的监督控制,重点在于使公文按“时”办毕,查办则不仅要监控承办过程,还要管公文产生实效的全部过程,按时、按质、按量地将有关事务办毕;催办一般是以一份具体公文为单位展开,查办则是以一件“事情”为单位进行,在若干份公文反映同一“事情”的情况下,查办往往就围绕这样一组公文而展开。

查办工作的一般过程是:立案,即确定查办对象;交办,向有关部门布置查办任务;向承办部门催询办理情况;反馈,由查办人将查办情况和结果反映给领导者;销办,注销已获结果的承办事项,对办毕公文做出处理。

 

更多军转干考试备考资料请关注：军转干考试网

小编推荐： 2014军转图书大放送 优惠多多等你来

 

相关阅读

2014江苏省军转干考试公文常识：函

2014湖南省军转干考试公文常识：报告

2014广东省军转干考试公文常识：会议纪要

2014江苏省军转干考试公文常识：公文格式

 

 

微信二维码

微博二维码

军转干QQ交流群